Đạt được một không gian làm việc hiệu quả là một nhiệm vụ không hề nhỏ. Bạn không chỉ cần tìm đúng bàn làm việc có hộc tủ tiện dụng, máy tính làm việc, ánh sáng,… mà còn phải sắp xếp và tổ chức chúng một cách trực quan và dễ tiếp cận. Thông thường, bàn làm việc có hộc tủ là thành phần lưu trữ lớn nhất trong văn phòng và biết chính xác cách sắp xếp các vật dụng bên trong chúng là một thử thách không hề đơn giản để tối ưu hóa không gian. Một số mẹo sẽ giúp bạn tạo một hệ thống lưu trữ bàn làm việc có hộc tủ hiệu quả cho văn phòng cũng như cách sử dụng khoa học.
Mẹo sử dụng bàn làm việc có hộc tủ khoa học
1. Xác định không gian
Trước tiên cần xác định vật dụng văn phòng gồm những gì để tùy chỉnh tốt nhất không gian hộc tủ. Hãy xem các ngăn kéo hộc tủ như một thứ bậc quan trọng. Ngăn kéo càng gần tầm với người dùng thì tầm quan trọng càng lớn. Ngoài ra, hộc tủ ngăn kéo càng gần với tay thuận thì tầm quan trọng càng tăng lên một bậc. Các đồ dùng được sử dụng nhiều nhất thường có tầm quan trọng lớn nhất nhưng không phải lúc nào cũng vậy.
2. Ưu tiên ngăn kéo trên cùng
Nên giữ các công cụ là nền tảng của thao tác hỗ trợ công việc có sẵn trong ngăn hộc tủ trên cùng bao gồm bút bi, bút chì, kim bấm, kẹp bìa và giấy note ghi chú. Ngoài ra, có thể cất ví và chìa khóa cá nhân ở ngăn trên cùng. Sự lộn xộn có thể dễ dàng tích tụ và khi mọi thứ được sắp xếp vào quỹ đạo khoa học sẽ chẳng cản trở sự lưu thông của công việc. Đây là lý do tại sao ngăn kéo rác dường như luôn là ngăn kéo cao nhất trong nhà bếp và văn phòng.
3. Lấp đầy từng ngăn kéo một
Chìa khóa để giữ cho việc sắp xếp bàn làm việc có hộc tủ có ý nghĩa và hiệu quả là đặt các mục vào từng ngăn một. Bước này phần lớn sẽ được quyết định bởi nhu cầu cá nhân. Ví dụ: nhân viên muốn giữ một cuộn giấy máy in trong một ngăn kéo, thước kẻ, thước cuộn, ghim bấm và danh thiếp trong ngăn khác, tai nghe trong ngăn tiếp theo, cáp + phụ kiện máy tính trong ngăn kế, v.v.
4. Bảo quản mọi thứ ngăn nắp
Khi mọi thứ bắt đầu chất đống trong ngăn kéo hộc tủ, tốt hơn là bạn nên sắp xếp không gian một cách vi mô để bảo quản riêng biệt cho tài sản, vật dụng cũng như dễ tiếp cận.
Đặt đồ dùng gì trong bàn làm việc có hộc tủ
Bàn làm việc có hộc tủ có rất nhiều biến thể về cách thiết lập các ngăn kéo theo nhu cầu công việc cũng như lưu trữ cá nhân. Những thứ được đặt trong hộc tủ được phân loại cho mỗi một ngăn kéo, thông thường các hộc tủ có từ 2 đến 5 ngăn kéo phân chia minh bạch chức năng của mỗi hộc.
Năm ngăn kéo chính mà nên có trên bàn làm việc có hộc tủ gồm:Ngăn kéo ví / chìa khóa; Ngăn kéo bút / bút chì / dụng cụ văn phòng; Ngăn kéo nhãn; Ngăn tệp (tệp đang chờ xử lý và tệp dự án) và ngăn kéo đựng dây cáp sạc.
Có thể giảm con số này xuống tùy theo mong muốn, nhu cầu và không gian ngăn kéo của mỗi người.
1. Bàn làm việc có hộc tủ đựng ví / chìa khóa
Điều này không chiếm toàn bộ ngăn kéo bởi đây là vật dụng cần thiết luôn đi theo bên người và có kích thước vô cùng nhỏ gọn. Vì vậy, chia ngăn kéo này thành ba mục đích lưu trữ, sử dụng ngăn chia lớn hơn đi kèm với ngăn kéo để chia ngăn. Ví và chìa khóa để ở khu vực phía trước. Ở khu vực giữa, để một hộp khăn giấy. Khu vực phía sau đó là để lưu trữ tạm thời bất kỳ vật dụng tạm thời cần lưu trữ.
2. Bàn làm việc có hộc tủ đựng bút / bút chì / dụng cụ văn phòng
Mục đích chính của ngăn kéo này là để giữ cho vật dụng văn phòng phẩm gần với tầm với sử dụng khi cần nhất. Nên sử dụng những vật dụng như: kẹp giấy, kéo, dụng cụ mở thư, dây cao su, keo dính, danh thiếp,…
3. Bàn làm việc có hộc tủ đựng dụng cụ dán nhãn
Cùng với dụng cụ dán nhãn, hộc tủ ngăn kéo này cũng cung cấp không gian bảo quản cho kim bấm, dụng cụ gỡ ghim và băng keo. Phía sau ngăn kéo này có thể đựng đĩa CD, ổ cứng hay một miếng vải để lau màn hình.
4. Bàn làm việc có hộc tủ quản lý tệp
Các tệp đang chờ xử lý là các tệp để giữ tài liệu hỗ trợ cho các hoạt động thường xuyên. Các hồ sơ đang chờ xử lý tại bàn làm việc: hóa đơn, phiếu nhập, biên lai nhập, phụ cấp…
5. Bàn làm việc có hộc tủ đựng dây cáp sạc
Sẽ rất hữu ích khi có một ngăn kéo cho tất cả các bộ sạc pin của thiết bị ngoại vi trên bàn làm việc có hộc tủ bao gồm bộ sạc điện thoại, bộ sạc máy ảnh, một bộ sạc máy tính xách tay bổ sung và các loại cáp khác nhau.
Sử dụng bàn làm việc có hộc tủ đóng vai trò như một buồng lái hỗ trợ cho công tác tối ưu hóa không gian gọn gàng, khoa học, từ đó công việc được vận hành trơn tru không bị cản trở gây phân tâm cho nhân viên, vấn đề lưu trữ luôn được quan tâm vì chúng có thể tạo nên diện mạo toàn cục của môi trường làm việc tại văn phòng.
