Bạn sẽ nghĩ rằng thiết kế văn phòng sẽ chỉ là thứ mà quản lý cơ sở vật chất quan tâm. Nhưng hóa ra, thiết kế văn phòng cũng vô cùng quan trọng đối với các chuyên gia nhân sự. Điều này là do không gian mà nhân viên làm việc có tác động đến cả quá trình tuyển dụng và mức độ thực hiện của mọi người trong các vai trò tương ứng của họ.
Các thiết kế văn phòng ngày càng phát triển. Các doanh nghiệp đang bắt đầu nhận thấy văn phòng không gian mở gây hạn chế như thế nào đối với năng suất, tinh thần đồng đội và sức khỏe của nhân viên. Để các chuyên gia nhân sự thực sự xuất sắc trong sự nghiệp của mình, họ nên làm việc để tìm ra giải pháp hiệu quả cho những loại vấn đề này. Và điều này đồng nghĩa với việc đưa thiết kế văn phòng trở thành ưu tiên hàng đầu.
Hãy cùng xem xét một số lý do chính tại sao thiết kế văn phòng lại quan trọng đối với bộ phận nhân sự.
Tuyển dụng
Thiết kế văn phòng ảnh hưởng đến việc tuyển dụng. Một cuộc khảo sát cho thấy gần một nửa (48%) số người được hỏi đồng ý rằng căn phòng mà họ được phỏng vấn sẽ có tác động đến việc họ có chấp nhận lời mời làm việc hay không. Con số này cũng thay đổi tùy theo từng ngành. Nó tăng đối với các dịch vụ y tế và sức khỏe (69%), bán hàng và tiếp thị (57%), và tài chính và kế toán (53%).
Nghiên cứu cũng nhấn mạnh rằng gần một phần ba (30%) người được hỏi cho rằng văn phòng hiện tại của họ đã lỗi thời, nhàm chán và cần thay đổi. Một lần nữa, con số này thay đổi đối với các lĩnh vực cụ thể. Nó tăng cho khách sạn và giải trí (45%), truyền thông và bán hàng (40%) và pháp lý (37%). Người trả lời xác định các vấn đề cụ thể liên quan đến thiết kế văn phòng, bao gồm:
- Thiếu ánh sáng tự nhiên
- Thiếu khả năng tiếp cận các khu vực yên tĩnh để ăn trưa, đọc sách và thời gian chết
- Nhạt nhẽo
- Không đủ quyền riêng tư cho các cuộc gọi, cuộc họp online từ xa và làm việc mà không bị phân tâm
Sẽ là một điều đáng tiếc cho bộ phận Nhân sự khi tìm ra ứng viên hoàn hảo cho một vai trò nào đó, chỉ để ứng viên đó bị loại bỏ khi họ xuất hiện xung quanh văn phòng. Một văn phòng không gian mở ồn ào, đông đúc và nặng mùi có thể là lý do đủ để bất kỳ ai từ chối lời mời làm việc.
Thu hút và giữ chân những nhân tài tốt nhất là điều tối quan trọng cho sự thành công của bất kỳ công ty nào. Vì vậy, bộ phận nhân sự cần đảm bảo rằng các ứng viên có ấn tượng tốt về văn phòng mà họ có thể sẽ làm việc trong nhiều năm tới.
Sự tham gia của người lao động
Các chuyên gia nhân sự không ngừng cố gắng tìm ra cách để thúc đẩy sự tham gia của nhân viên. Điều này là do sự tham gia của nhân viên gắn bó chặt chẽ với mức năng suất và tỷ lệ giữ chân nhân viên.
Thiết kế văn phòng rất có liên quan trong bất kỳ cuộc thảo luận nào về mức độ gắn kết tại nơi làm việc. Nhưng đối với các chuyên gia nhân sự để cung cấp cho nhân viên một không gian văn phòng giúp họ gắn bó, họ cần hỏi nhân viên họ muốn gì ở môi trường làm việc của họ. Ví dụ: nhân viên có thể muốn cà phê ngon, không gian và nguồn lực giúp họ làm việc của mình, khu vực yên tĩnh, quán cà phê và nhiều khu vực nghỉ ngơi.
Các chuyên gia nhân sự nên chú ý đến nhu cầu của nhân viên và tìm một thiết kế văn phòng phù hợp với tất cả mọi người. Có các khu vực được xác định rõ ràng cho công việc tập trung sâu sắc về quyền riêng tư và sự cộng tác là rất quan trọng. Điều này sẽ đảm bảo rằng nhân viên có thể tham gia nhiều nhất có thể trong ngày.
Hiệu suất của nhân viên
Một trong những nhiệm vụ chính của một chuyên gia nhân sự là thực hiện một chiến lược giúp nhân viên có thể hoạt động tốt nhất. Điều này có nghĩa là cải thiện các hành vi có liên quan đến hiệu suất, bao gồm giao tiếp, năng suất, hiệu quả, cộng tác và sáng tạo. Tất nhiên, các sáng kiến đào tạo và phát triển đóng một vai trò quan trọng trong hiệu suất của nhân viên. Nhưng thiết kế văn phòng cũng quan trọng.
Như một trường hợp cụ thể, vị trí của từng bộ phận có thể có ảnh hưởng đáng kể đến khả năng cộng tác hiệu quả của nhân viên. Các chuyên gia nhân sự, do đó, cần phải suy nghĩ xem bộ phận nào cần gần nhau và bộ phận nào không. Tạo không gian cho sự hợp tác tự phát cũng có thể có lợi và mối liên hệ giữa không gian làm việc với năng suất luôn bổ sung cho nhau.
Các chuyên gia nhân sự có thể hưởng lợi bằng cách xem xét một số nghiên cứu về cách một số tính năng thiết kế văn phòng ảnh hưởng đến năng suất. Ví dụ, một nghiên cứu từ Đại học Exeter cho thấy rằng việc sử dụng các nhà máy văn phòng đã thúc đẩy mức độ sáng tạo của người lao động lên 45% và năng suất tăng 38%. Có cây trong văn phòng cũng có thể làm giảm căng thẳng và cải thiện tâm trạng và khả năng tập trung của nhân viên.
Phúc lợi của nhân viên
Khả năng cải thiện tâm trạng của thực vật là điều mà các chuyên gia nhân sự nên nghĩ đến. Rốt cuộc, có một mối liên hệ không thể phủ nhận giữa sức khỏe tinh thần ở nơi làm việc và năng suất. Một yếu tố chính trong hạnh phúc của nhân viên là môi trường họ làm việc. Môi trường làm việc ồn ào và náo nhiệt, thiếu sự riêng tư có thể là nguyên nhân chính khiến nhân viên căng thẳng, dẫn đến sức khỏe tinh thần ngày càng giảm sút theo thời gian. Ngược lại, một số khía cạnh của thiết kế văn phòng có thể giúp nâng cao sức khỏe tinh thần của nhân viên, chẳng hạn như:
- Riêng tư
- Tiếp cận với ánh sáng tự nhiên
- Chất lượng không khí
- Yên tĩnh
- Mật độ nơi làm việc
- Có bàn đứng
Hạnh phúc tại nơi làm việc nên là một trong những ưu tiên hàng đầu trong bất kỳ chiến lược nhân sự nào. Nếu môi trường làm việc gây tổn hại đến sức khỏe tinh thần của nhân viên, thì điều này sẽ dẫn đến giảm năng suất, sự tập trung, tinh thần và sự hài lòng, cùng với đó là số ngày mất sức khỏe và tỷ lệ nghỉ việc cao hơn.
Nếu các chuyên gia nhân sự chú ý hơn đến thiết kế nơi làm việc, họ có thể đảm bảo rằng nhân viên xem văn phòng công ty là nơi thuận lợi cho công việc, thay vì nơi họ sợ phải đến mỗi ngày. Đừng quên rằng, nhân viên là trụ cột của mọi doanh nghiệp. Và sự thành công và phát triển lâu dài của một công ty phụ thuộc vào mức độ tốt nhất mà HR có thể quan tâm đến nhu cầu và sở thích của nhân viên. Đây là lý do tại sao các chuyên gia nhân sự nên tìm hiểu những gì nhân viên muốn ở một văn phòng và sau đó nghiên cứu chiến lược nhân sự của họ.
