Nếu bạn đang muốn chuyển văn phòng của mình, hãy nhớ rằng vị trí bạn chọn đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty. Có rất nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến quyết định không gian làm việc. Dưới đây là một số yếu tố hoàn toàn quan trọng đối với quá trình quyết định:
Giải đáp 3 câu hỏi sau:
Khách hàng của tôi có thể đến đó mà không gặp khó khăn gì không? Nếu bạn rời một vị trí trung tâm thành phố để tìm một không gian rẻ hơn ở vùng ngoại ô, hãy cân nhắc xem liệu chi phí thấp hơn có bù đắp được sự mất mát của khách hàng hay không. Ngay cả trong thời đại của hội nghị truyền hình và mạng xã hội như skype, facebook, twitter…, điều quan trọng là các cuộc họp trực tiếp luôn khả thi và có thể quản lý được.
Nhân viên của tôi có thể đến đó dễ dàng không? Xem xét nơi nhân viên chủ chốt của bạn sống và không gian có thuận tiện cho họ không. Một chặng đường dài, tốn kém có thể khiến họ phải tìm việc làm ở nơi khác. Bạn sẽ phải tính đến các chi phí như phí cầu đường và hao mòn xe cộ.
Tình hình bãi đậu xe? Điều quan trọng là phải xem xét số lượng bãi đậu xe có sẵn tại địa điểm đề xuất của bạn, cũng như chi phí tiềm năng cho nhân viên và khách hàng.
Khu vực lân cận
Khi cân nhắc vị trí đặt doanh nghiệp, nên luôn xem xét phân khúc thị trường của mình. Có thể khách hàng của bạn là những chuyên gia trẻ tuổi; có thể thị trường mục tiêu của bạn là những người mới bùng nổ; có lẽ bạn là nhà cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp khác. Dù trường hợp có thể xảy ra là gì, hãy cân nhắc xem khu vực bạn đang xem xét cho thuê văn phòng có phù hợp với bạn và doanh nghiệp hay không.
Có gì gần văn phòng? Có phòng tập thể dục gần đây không? Quán cà phê, quán bar sau giờ làm việc? Bưu điện? Ngân hàng? Siêu thị?
Những doanh nghiệp khác hoạt động trong lĩnh vực này? Nó có phù hợp với ngành tôi đang làm không? Đối thủ cạnh tranh nào ở gần đây?
An toàn cũng là một cân nhắc cho nhân viên và khách hàng của bạn. Khi truy cập một địa điểm, hãy tìm xem các khu vực được chiếu sáng tốt gần văn phòng như thế nào và có chỗ đậu xe hay không. Nếu bạn đang xem một địa điểm được quản lý, hãy đặt câu hỏi về các sắp xếp an ninh. Bạn cũng sẽ muốn xem xét mức độ an toàn của nó trong điều kiện thời tiết không mấy thuận lợi.
Gần khách hàng và sự kiện. Điều này ít quan trọng hơn trong một số ngành so với những ngành khác, nhưng các công ty phải đối mặt với áp lực cung cấp dịch vụ khách hàng theo yêu cầu. Nếu nhu cầu gặp mặt trực tiếp vào phút cuối phát sinh, khoảng cách đi bộ hoặc nhiều nhất là chuyến đi 1-2 điểm dừng trên tàu xe sẽ dễ dàng phối hợp hơn nhiều so với chuyến đi xuyên thị trấn liên quan đến taxi và đại lộ giao thông.
Giá thuê văn phòng
Dưới đây là một số câu hỏi quan trọng cần đặt ra khi cân nhắc chi tiêu bao nhiêu cho không gian văn phòng tiếp theo của bạn:
Tôi có đủ khả năng trả tiền đặt cọc ba tháng cho văn phòng này không?
Tôi đã hỏi về bất kỳ chi phí ẩn nào chưa? (Bảo trì, thêm chi phí đậu xe, v.v.)
Giá văn phòng này có phù hợp với các văn phòng tương tự trong khu vực không?
Mức độ an toàn của hợp đồng thuê và giá thuê như thế nào?
Điều cuối cùng bạn muốn là thiết lập một không gian, sau đó tìm thấy ở cuối hợp đồng thuê nhà của bạn rằng chủ nhà của bạn đang cho người khác thuê mặt bằng hoặc tăng giá thuê.
Kích thước
Theo nguyên tắc chung, thông thường nên có khoảng 30m2 đến 52,5m2 mỗi người. Ví dụ, nếu nhân viên cần bàn làm việc lớn hơn hoặc nhiều chỗ chứa hơn, thì hãy tăng con số này một cách thích hợp. Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau khi tìm kiếm một không gian mới:
Sẽ có ít nhất 30m2 diện tích sàn cho mỗi người chứ?
Có khả năng tăng cấp độ nhân viên phù hợp với dự báo tăng trưởng không?
Có không gian dành riêng cho các cuộc họp với khách hàng không?
Nhân viên có hài lòng với các lĩnh vực xã hội/giải trí không?
Hình ảnh
Văn phòng làm việc là một phần của cách bạn giới thiệu doanh nghiệp của mình với đối tác, khách hàng; bạn nên coi không gian văn phòng của mình như một công cụ tiếp thị. Bạn muốn văn phòng của mình nói gì với khách hàng về bạn? Khi bạn nhìn vào không gian văn phòng, hãy cố gắng nhìn nó từ góc nhìn của khách hàng của bạn.
